Quando si parla di negoziazione è naturale che il pensiero vada subito a trattative con clienti, fornitori o stakeholder esterni al team di lavoro e all’azienda. Ma c’è un tipo di negoziazione spesso più complessa e sottovalutata: la negoziazione interna. Quella che si svolge tra i vari reparti di un’azienda e riguarda obiettivi, risorse, strategie operative e molto altro.

Gestire efficacemente queste continue e delicate negoziazioni è essenziale per garantire il successo dei progetti, poiché i diversi dipartimenti hanno metriche e priorità che non sempre coincidono, e a volte sembrano addirittura andare in direzioni opposte. Se non affrontata con metodo e consapevolezza, la negoziazione interna può trasformarsi in un ostacolo per la crescita dell’azienda, rallentando decisioni e creando tensioni tra i team e i dipartimenti aziendali.

I conflitti tra le diverse aree aziendali

Le aziende moderne operano in un contesto sempre più complesso, altamente interconnesso e globalizzato. Ogni reparto ha il proprio ruolo specifico, con obiettivi e KPI (Key Performance Indicators) che, come detto, spesso entrano in conflitto con quelli di altre aree. Ad esempio:

• – Le vendite puntano ad aumentare il volume degli ordini, richiedendo alle altre funzioni flessibilità nella valutazione dei costi e tempi di consegna ridotti per restare competitivi sul mercato e riuscire ad accaparrarsi progetti.
• – L’ufficio acquisti cerca di ottenere scontistica e fare economia di scala, negozia con diversi fornitori per assicurare gli approvvigionamenti migliori, ma a volte le tempistiche di emissione degli ordini potrebbero non essere compatibili con le pianificazioni dei progetti.
• – La produzione cerca efficienza e stabilità nei processi, standardizzazione, il che può entrare in contrasto con le richieste improvvise di modifica o variazioni di prodotto, e con le customizzazioni necessarie per rispondere a requisiti contrattuali e necessità dei Clienti.
• – La finanza vuole mantenere il controllo dei costi e minimizzare i rischi, limitando investimenti e spese operative per restare nel budget, e liberando le riserve allocate sui progetti il prima possibile.
• – Il marketing desidera lanciare con buona frequenza nuovi prodotti e campagne, spesso con budget che ad altri reparti potrebbero sembrare eccessivi.

Senza entrare in quelle che diventano a volte deviazioni malsane per l’azienda e sulle quali il management deve intervenire immediatamente, le necessità delle funzioni aziendali si traducono in divergenze non solo fisiologiche, ma anche necessarie per garantire l’equilibrio aziendale, soprattutto in organizzazioni a matrice tipiche del lavoro per progetti ma non solo. Un’impresa solida si basa anche su questa rete di interessi che a volte spingono in direzione opposta e che contribuiscono a creare un equilibrio tra visioni e interessi diversi ma funzionali alla salute dell’azienda, per assicurare decisioni ponderate che prendano in considerazione tutti gli aspetti del business.

Un momento di negoziazione in aziendo (Designed by Freepik)

Negoziazione interna: perché è più difficile di quella esterna? 

Perché la negoziazione interna è più difficile di quella esterna? Proviamo ad analizzare una situazione specifica: se vincere la concorrenza e convincere un cliente a firmare un contratto è una bella sfida, ottenere il consenso interno per un progetto strategico interno può essere ancora più arduo. Questo può avvenire per diversi motivi:

• – Obiettivi contrastanti – I dipartimenti sono spesso incentivati a raggiungere target specifici che diventano la loro priorità e non sempre aiutano i target di altri reparti. Come detto, è la rete di tutti gli obiettivi a creare quell’equilibrio che rende l’azienda sana, ma bisogna evitare che il contrasto si traduca in totale incompatibilità, cosa che sarebbe ingestibile e dannosa per l’azienda stessa.
• – Relazioni consolidate – A differenza di una trattativa commerciale, in azienda si negozia con colleghi con cui si lavora ogni giorno, rendendo più difficile adottare un approccio distaccato e utilizzare tutte le tecniche negoziali a disposizione.
• – Gerarchia e politica interna – La gerarchia e la cultura aziendale influenzano le decisioni, e a volte (anche in maniera inconscia) si negozia per difendere una posizione mettendo a rischio il bene del progetto e i benefici per l’azienda.
• – Resistenza al cambiamento – Ogni modifica ai processi e alle procedure aziendali impatta su più aree e non tutti sono pronti ad accettare le novità con entusiasmo e con la velocità necessaria per rispondere alle esigenze di mercato.

Come migliorare il processo di negoziazione interna

Per migliorare il processo di negoziazione interna bisognerebbe adottare un approccio strutturato, basato su principi di comunicazione efficace e allineamento strategico, con il management pronto a individuare situazioni di stallo e dirimere i nodi che non si possono sciogliere a livelli più bassi della gerarchia aziendale. Alcune azioni potrebbero essere le seguenti:

• – Creare un linguaggio comune e chiarire le priorità. Ogni reparto utilizza metriche e KPI diversi, sulla cui definizione bisogna fare molta attenzione. Un CFO parla di EBITDA, un direttore vendite di tasso di conversione, un project manager di margine di progetto. Tradurre gli obiettivi in una visione condivisa e connessa aiuta a trovare soluzioni che soddisfino più parti e a prendere decisioni veloci ed efficaci quando è necessario preferire un parametro rispetto ad un altro.
• – Basarsi sui dati e non sulle opinioni. Molte negoziazioni falliscono perché dominate da percezioni soggettive e bias. Portare dati concreti ai tavoli di discussione permette di ridurre le tensioni e focalizzarsi su soluzioni oggettive e concrete. Ed evita di prendere decisioni influenzate da chi ha posizioni più alte nella gerarchia aziendale.
• – Identificare gli interessi comuni. Dietro obiettivi apparentemente inconciliabili, spesso si nascondono necessità condivise e interessi complementari. Ad esempio, se il reparto IT propone una nuova piattaforma di gestione può trovare supporto nel finance (che beneficerà di riduzioni di costo sull’acquisto delle licenze del nuovo tool) o nelle operations (che avranno strumenti più performanti a disposizione).
• – Adottare un approccio win-win. Le negoziazioni interne non devono avere vincitori e vinti, ma soluzioni che generino valore per tutti e diventino obiettivo il più possibile comune per tutte le funzioni aziendali. Questo farà si che tutti supportino il cambiamento, il progetto o qualunque cosa sia in gioco, assicurando maggiore velocità ed efficacia nell’implementare la soluzione individuata insieme.

Un’azienda che sa negoziare al suo interno diventa più competitiva

Acquisire la capacità di sane negoziazioni interne e renderla parte della cultura aziendale è una sfida vitale per il successo. Diventa anche una competenza fondamentale per ogni manager e professionista che opera nel contesto aziendale. Spesso sottovalutata è invece la chiave per far funzionare i progetti, ridurre i conflitti, migliorare l’efficienza aziendale e snellire i processi decisionali.

Un’azienda che sviluppa metodi di negoziazione interna lascia spazio a quelle divergenze produttive che portano a cambiare e innovare con la rapidità necessaria, trasformando potenziali conflitti in opportunità di crescita. Un’organizzazione che impara a negoziare al suo interno con metodo e trasparenza diventa quindi più agile, innovativa e competitiva sul mercato.