Post di Francesco De Cesare, Supply Chain Solutions Consultant, e di Maria Marchese, Document Management Solutions Consultant, di Intesa (Kyndryl Group) – 

Negli ultimi anni stiamo assistendo ad un processo di digitalizzazione in moltissimi aspetti della nostra vita, e così anche le imprese e gli enti pubblici si trovano a confrontarsi con la cosiddetta “transizione digitale”. Dove le nuove normative concorrono a supportare e porre in sicurezza le diverse realtà coinvolte nel cambiamento.

L’aspetto legislativo è oggi più che mai una guida in un contesto molto spesso insidioso; basti pensare ai problemi di sicurezza informatica e di protezione della propria identità con cui ci si trova a dover spesso fare i conti. Anche la conservazione dei documenti validi ai fini della fiscalità legale rientra in questo complesso ecosistema, che coinvolge direttamente le imprese ed i loro collaboratori.

Interessante è il caso normativo per l’identità digitale e poi per i documenti digitali validi ai fini fiscali che vengono condivisi tra azienda e professionisti. Di recente, infatti, è avvenuta la proposta e la conseguente discussione del Regolamento eIDAS.

La digitalizzazione e i regolamenti europei

Innanzitutto è bene precisare che i regolamenti europei, dispositivo primario nel panorama legislativo, sono sempre più presenti e diffusi permettendo di dirimere tematiche attinenti le numerose facce della digitalizzazione. Ad esempio, con la prima regolamentazione riguardo l’intelligenza artificiale, l’AI Act la cui approvazione definitiva dovrebbe arrivare a fine 2023. Oppure, con uno degli esempi più conosciuti e presenti nella vita di tutti i giorni, l’adozione del GDPR – Regolamento 2016/679, in materia di protezione dei dati personali.

In questo scenario il Regolamento eIDAS, pubblicato alla versione attuale nel luglio 2014 e in vigore dal 2016, ha rappresentato una fondamentale occasione di incontro per le esperienze specifiche che i singoli stati europei hanno raccolto in materia di servizi, chiamati poi fiduciari, che sono convogliate in seguito in un testo unico come risultato dei complessi lavori delle componenti legislative europee. Il 3 giugno 2021 è stata presentata per la prima volta una proposta di revisione eIDAS 2.0. Nelle more delle importanti novità contenute nella proposta di modifica, tra cui il notissimo EUDI Wallet, compare per la prima volta l’inserimento, all’interno della lista dei servizi fiduciari, della Conservazione digitale (electronic archiving).

La regolamentazione dei servizi di Conservazione digitale

Nello specifico, oltre i già noti servizi fiduciari, quali i servizi di creazione, verifica e convalida di firme elettroniche, i servizi elettronici di recapito certificato e i servizi di creazione, verifica e convalida dei certificati di autenticazione di siti web, la proposta di modifica prepara il terreno ad una comune, e sempre più auspicata, regolamentazione europea dei servizi di Conservazione digitale.  Nel documento sono fortemente sottolineate le caratteristiche essenziali che partecipano al raggiungimento, in tutte le fasi di vita dei documenti informatici, della piena validità di tali documenti ai fini di legge.

(NicoElNino – stock.adobe.com)

In questo senso non si può che constatare la ricorrenza di terminologie che descrivono il servizio, quali: integrità dei documenti in tutte le fasi, dalla formazione passando fino alla gestione e conservazione; identificazione certa del produttore, tutelando i legami tra l’archivio e il soggetto produttore; e i riferimenti temporali, ovvero la specifica collocazione nel tempo del documento informatico.

Dieci anni di note spese da conservare

Quali sono le leggi che presidiano questi aspetti in Italia? A livello nazionale le aziende sono tenute a conservare per 10 anni le note spese dei propri dipendenti in formato digitale, come sancito dall’Art. 2220 del Codice Civile e dal Decreto del Ministero Economia e Finanze del 2014 all’art. 2 e 4, affinché i documenti siano leggibili in qualsiasi momento, e conservino nel tempo le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, oltre che riportare “l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle agenzie fiscali”.

Inoltre, le Linee Guida e le specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale prevedono che il documento informatico sia da attribuire a qualunque documento elettronico contenente “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

I vantaggi della conservazione a norma delle note spese

Come già anticipato, certamente la loro conformità legale che evita sanzioni o eventuali problemi legali, ma non solo! Da considerare c’è sicuramente l’Integrità dei dati, poiché la conservazione a norma assicura che le informazioni contenute nelle note spese digitali siano protette da eventuali alterazioni o manipolazioni non autorizzate. Poi l’ accessibilità e ricerca facilitata: i documenti digitali sono facilmente accessibili, permettendo una ricerca rapida delle informazioni, migliorando l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio delle spese.

La sicurezza dei dati è uno degli aspetti fondamentali, infatti i sistemi di conservazione a norma implementano misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili e riservati, contenuti nelle note spese digitali, riducendo il rischio di violazioni della privacy e dei dati. E non ultimo il risparmio di spazio e riduzione dei costi: la conservazione digitale riduce la necessità di spazio fisico ed elimina la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei, riducendo i costi associati all’acquisto di carta, inchiostro e spazio di archiviazione. Oltre a creare un vantaggio a livello ambientale.

Inutile complicazione o salto qualitativo?

Queste normative e questi nuovi strumenti non devono essere visti come un’ulteriore e inutile complessità a cui le aziende sono tenute ad adeguarsi. Anzi sono linee guida che tutelano e facilitano aziende e dipendenti.

Si ha la necessità di un salto qualitativo in termini di strumentazione e di maturità tecnologica dei propri collaboratori. È importante riuscire a creare collaborazioni sinergiche con fornitori esperti e certificati, che mettono a disposizione strumenti integrativi per sistemi IT già esistenti nelle diverse realtà imprenditoriali. Non bisogna, infine, dimenticare la rilevanza dei momenti di formazione necessari per trasferire le competenze necessarie all’utilizzo semplificato di piattaforme digitali ideate per ottimizzare i processi ed implementare la competitività dell’azienda. Aspetti di cui Intesa (Kyndryl Company) si fa promotrice con webinar, come quello del 26 ottobre, e con soluzioni ad hoc per le diverse realtà.