La pianificazione è una delle attività fondamentali per realizzare progetti, per ottenere risultati in ogni tipo di business e in qualunque contesto. A breve e a lungo termine, in situazione di stabilità e nell’incertezza, prima di cominciare ma anche durante l’esecuzione del lavoro: pianificare sempre, pianificare in ogni situazione.

Una capacità fondamentale per raggiungere gli obiettivi di progetto e quelli aziendali. Un’attitudine indispensabile per ottimizzare le risorse, cercare di evitare i rischi e facilitare le opportunità, porre le basi per un efficace monitoraggio e controllo del lavoro durante la fase di esecuzione.

Si possono individuare tre tipi di pianificazione alla base della governance aziendale. La pianificazione tecnico-operativa, relativa alle attività da eseguire per consegnare quanto previsto dal contratto in linea con i tempi e la qualità richiesti. C’è poi la pianificazione economico-finanziaria, che definisce gli obiettivi legati ai costi delle attività in esecuzione, ai ricavi attesi e al flusso di cassa, ed è strettamente connessa con quella tecnico-operativa. È importante, ad esempio, che gli eventi legati a un pagamento siano regolarmente distribuiti lungo tutta la durata del progetto, per facilitare un flusso di cassa positivo. E quegli eventi sono dipendenti dal completamento di una parte del lavoro e sono proprio indicati nella pianificazione tecnico-operativa. Ecco l’importanza dell’allineamento tra le varie pianificazioni, e siamo ancora al livello di progetti.

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Oltre a queste, esiste poi la pianificazione strategica a livello di programmi (insieme di progetti gestiti in maniera coordinata), portfolio (insieme di progetti e programmi non necessariamente dipendenti, raggruppati per questioni strategiche), linee di business. Questa definisce l’approccio da utilizzare per tutti i progetti e programmi afferenti a quella determinata area e in generale per tutto il business aziendale.

Per ottenere risultati è vitale riuscire a tenere i tre tipi di pianificazione perfettamente allineati. Spesso il problema è la lentezza con cui la pianificazione strategica viene tradotta in azioni concrete e piani, comunicata e fatta calare fino ai livelli più operativi dell’organizzazione. Non è raro in azienda vedere linee di business differenti che continuano ad agire in maniera indipendente e progetti che si adeguano in ritardo ai piani strategici.

L’allineamento non è semplice, ma è fondamentale per ottenere un sistema di governance efficiente e solido. Questo permetterà, tra le altre cose, di realizzare processi decisionali chiari e rapidi, prendere decisioni più agevoli riguardo alle strategie di investimento, definire le priorità con un minore margine di errore, gestire i rischi e le opportunità in maniera omogenea sulle varie attività aziendali.

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I passaggi per realizzare una corretta pianificazione sono semplici e applicabili a qualunque progetto. Per cominciare si crea la Work Breakdown Structure, una struttura ad albero utilizzata per suddividere l’intero scopo del progetto in Work Packages, cioè pacchetti di lavoro più piccoli e facilmente gestibili. Si procede quindi a definire le attività necessarie a completare ogni singolo Work Package e, in seguito, a collegarle tramite relazioni di precedenza per ottenere una sequenza efficace, il cosiddetto “reticolo logico”. A questo punto si stimano le risorse necessarie e le durate previste per ognuna delle attività e di conseguenza, avendo definito i legami logici tra esse, otterremo la durata totale e l’intero piano di progetto.

Dotarsi di strumenti informatici specifici per la pianificazione è indispensabile e l’azienda otterrebbe grande vantaggio anche da sistemi di pianificazione multi-progetto. Immaginate di poter disporre dei piani di tutti i progetti aziendali in un unico tool, tramite il quale analizzare i carichi di lavoro, le necessità di risorse e molte altre informazioni integrate a supporto delle decisioni strategiche. Queste costituirebbero anche un prezioso database utile per individuare aree di miglioramento, aumentare le performance, effettuare analisi statistiche, affinare le proposte commerciali verso i clienti.

A livello di pianificazione strategica è importante porre attenzione sia al breve che al lungo termine. La realtà frenetica richiede grande energia per affrontare l’immediato, con il rischio di non riuscire a guardare molto avanti e farsi trovare impreparati sulla lunga distanza. Ma il cosiddetto short-termismo, ovvero la tendenza a guardare solo al breve termine, non fa bene alle organizzazioni; basti pensare all’ossessiva attenzione alle trimestrali che, secondo uno studio McKinsey del 2017, può far perdere di vista altri importanti aspetti di prospettiva nella gestione d’impresa.

È vero che oggi pianificare a lungo termine è diventato più complicato proprio a causa di incertezza, complessità e volatilità del contesto, ma le classi dirigenti e gli imprenditori in grado di guidare le proprie organizzazioni e portarle nel futuro, saranno quelli capaci di pensare al lungo termine, visualizzarlo e contribuire a costruirlo, pur restando attenti a gestire nel breve periodo tutto ciò che è richiesto per restare sulla giusta strada.

“I nostri obiettivi possono essere raggiunti soltanto attraverso un’attenta pianificazione in cui credere e in base alla quale agire”. Difficile immaginare che questa frase possa essere di Pablo Picasso e non di un manager in carriera o di qualche generale americano. Per le aziende, i Project manager e gli imprenditori, quello della pianificazione rappresenta non solo un’importante competenza tecnica ma anche un vero sforzo creativo. Creare un piano significa definire gli obiettivi e stabilire in quale modo raggiungerli. Disegnare la strada, fare ipotesi e fissare i risultati attesi, immaginare il futuro per poter andare a crearlo.

Per pianificare serve valutare il contesto, fare ipotesi, analizzare tutti gli scenari possibili. E se è vero che i piani andranno spesso rivisitati e aggiornati, l’abitudine alla pianificazione assicurerà quella prontezza necessaria per rispondere agli imprevisti e ai rischi che immancabilmente si verificheranno lungo il percorso. Risulterà più semplice definire le priorità, utilizzare al meglio le risorse, concentrare le energie sulle attività critiche per il successo dei progetti.

Analizzare, immaginare, pianificare, eseguire. L’unico ciclo possibile e davvero efficace per trasformare le idee in realtà.

E’ tempo di cambiare passo. E’ tempo di progetti.

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