Post di Riccardo Pavanato, partner e ad di auxiell –

Vige ancora molta incertezza sulle modalità di riapertura delle attività produttive, la convivenza con il virus sarà lunga e, purtroppo, non sempre facile. Questo impatterà non solo sulle aziende, è vero, ma sull’intera vita sociale; tuttavia è di fabbriche che si fa un gran parlare in questi ultimi giorni.

Eppure, le aziende sono probabilmente – anzi, sicuramente – uno dei luoghi più sicuri in cui trovarsi (salvo casa propria in isolamento, ovviamente): per rispetto delle regole, cultura dello standard, controllo e monitoraggio. Certo, c’è azienda e azienda; ma è innegabile che la maggior parte delle imprese, piccole o grandi che siano, seguano o possano seguire protocolli di sicurezza inapplicabili in tantissimi altri ambiti.

Cosa stanno facendo, quindi, molte aziende per prepararsi alla riapertura ma, soprattutto, alla probabilmente lunga fase di coesistenza con il coronavirus?

Stiamo, in buona sostanza, parlando della riduzione del rischio di contagio. E il “rischio” è dato dalla moltiplicazione di due fattori: probabilità e impatto. Banalizzando, eventi come essere colpiti da un fulmine hanno rischio relativamente ridotto: è vero che l’impatto sarebbe elevato, ma la probabilità è decisamente bassa. Allo stesso modo eventi apparentemente più banali, ma molto più frequenti, presentano un fattore di rischio più elevato; e così via.

Le aziende quindi, da un lato devono ridurre la probabilità per i propri collaboratori di contrarre o diffondere l’infezione – perlomeno in ambito aziendale; dall’altro devono tutelare sé stesse e le proprie risorse dalle conseguenze di un contagio, mitigandone l’impatto.

Ridurre la probabilità significa adottare tutte quelle misure volte a minimizzare la possibilità di contagio: distanziamento sociale, uso di dispositivi di protezione individuale, implementazione di protocolli di disinfezione, gestione degli accessi e degli spazi comuni, formazione dei collaboratori e via discorrendo.

La mitigazione dell’impatto passa invece per il rispetto di normative e adempimenti, al fine di tutelare l’azienda da eventuali ingiuste attribuzioni di responsabilità in presenza di casi di contagio, ma anche per l’adozione di strumenti assicurativi in grado di coprire i rischi derivanti da interruzione dell’operatività dell’impresa e della supply chain della stessa (business interruption), da apertura di pratiche di infortunio collegate all’infezione (RCO, Responsabilità Civile Operatori), o da eventuali cancellazioni di eventi – come ad esempio fiere o convention.

Un ulteriore aspetto, ancora più profondo, riguarda però le prassi manageriali – tecniche, approcci, mindset – che potranno e dovranno venire utilizzate sia nel breve periodo, per favorire il ritorno all’operatività, sia successivamente, per strutturare processi e organizzazioni più pronti ad affrontare eventi come quello che stiamo vivendo; vediamone alcuni esempi.
In primis, quello che i giapponesi definiscono genchi genbutsu, ovvero, semplificando, andare nel genba, il “luogo dove accadono le cose”, per vedere con i propri occhi, raccogliere dati e decidere sulla base dei fatti. Nella predisposizione di standardwork per la riduzione del rischio di contagio (siamo nell’ambito della probabilità di cui parlavamo poco fa) non è sufficiente basarsi sulla conoscenza ipotetica di come dovrebbe funzionare un processo – l’accesso in azienda, ad esempio, o il carico di un mezzo. È fondamentale andare a vedere, a misurare, a rilevare, per successivamente definire azioni e contromisure; potrà sembrare buon senso, ma non lo è nella logica del management da foglio excel.

Quindi, il re-layout in funzione dei processi. Saper progettare e riprogettare rapidamente ed in maniera efficace un layout industriale adeguato non solo a garantire l’efficienza operativa, ma anche a recepire best practice o normative in materia sanitaria, è e diverrà una skill essenziale.

L’ordine e la pulizia delle postazioni di lavoro, non solo in fabbrica, è di per sé buona prassi operativa per garantire efficienza, qualità, sicurezza; la tecnica delle 5S – dall’iniziale di cinque parole, guarda caso, giapponesi che descrivono gli step da compiere (selezionare, ordinare, pulire, standardizzare e sostenere) – è una potente metodologia per ottenere un luogo di lavoro ordinato, pulito e, soprattutto, standardizzato. Introdurre nelle checklist 5S (ma anche nelle pratiche di autonomous maintenance) attività di sanificazione e disinfezione delle postazioni, ma anche di manutenzione e utilizzo dei DPI, rende estremamente più solida l’adozione di queste misure. Gli operatori, in fabbrica e negli uffici, possono poi venire formati attraverso kata per garantire che il cambiamento sia anche culturale e non solo procedurale.

Infine esiste un concetto che va alla radice profonda dell’organizzazione dei e per processi, arrivando a modificare come le stesse organizzazioni sono strutturate: è il value stream management, l’organizzazione per flussi di valore, secondo la quale le risorse sono allocate non funzionalmente per centri spesso condivisi, ma distribuite nei vari processi (corrispondenti spesso a famiglie di prodotto o di servizio) in relazione alle rispettive necessità. In una azienda organizzata per value stream, ad esempio, non esiste un ufficio di planning centrale, ma ciascuna “minifabbrica” disporrà delle risorse (persone, mezzi, strumenti, …) necessarie a pianificare la capacità produttiva, richiamare i materiali e via discorrendo. Questo è in primo luogo estremamente più performante in termini di qualità, costi e tempi del processo; inoltre, mette al riparo da una fermata totale dell’intera azienda qualora, malauguratamente, un ufficio dovesse essere messo in quarantena. Una (vera) organizzazione per flussi di valore è modulare e, qualora fosse necessario fermare uno dei “moduli”, gli altri potrebbero continuare ad operare perché autonomi e indipendenti.

In conclusione, non sarà semplice né piacevole convivere con il virus, ma le aziende dispongono di tecniche, strumenti e logiche per operare non solo in assoluta sicurezza, ma anche in maniera efficace ed efficiente.

Twitter @rpavanato