Post di Carlo Gualandri, CEO di Soldo – 

C’è un tema che da sempre crea una sorta di attrito tra le imprese e i loro dipendenti: la gestione delle spese, tipicamente quelle di viaggio. E’ un tema delicato per diversi motivi ma ora, con le evoluzioni portate dalla Finanziaria 2025, diviene anche un tema con importanti risvolti di carattere legale e fiscale.

La nuova legge finanziaria prevede infatti che tutte le spese di trasferta delle aziende, quelli che poi concorrono a ridurre l’imponibile, debbano essere tracciate. La decisione del legislatore è naturalmente legata all’eliminazione di eventuali abusi, un po’ come avvenne in passato, nel 2018, con l’eliminazione delle schede carburanti che erano sostanzialmente compilate a mano e validate dal timbro del distributore senza quindi riscontri diretti e oggettivi.

Ogni spesa deve già oggi essere documentata: acquisti di vario tipo, alloggi, trasporti, biglietti, ristoranti, tutto. Quello che cambierà è che, per essere inserita nella contabilità aziendale e dedotta come costo, la spesa dovrà avere non solo il riscontro fisico della ricevuta, della fattura, dello scontrino, ma anche essere accompagnata dalla dimostrazione di avvenuto pagamento, con un documento tracciabile, tra i due soggetti coinvolti: l’azienda che acquista il servizio tramite un suo dipendente, e il fornitore che eroga tale servizio.

Ogni spesa dovrà avere non solo il riscontro fisico della ricevuta, della fattura, dello scontrino, ma anche essere accompagnata dalla dimostrazione di avvenuto pagamento (Designed by Freepik)

Tutto deve essere tracciabile e comprovato

Ciò che la nuova normativa vuole legittimamente regolamentare è l’eliminazione di pratiche riconducibili a evasione fiscale come per esempio ricevute o scontrini non effettivamente corrispondenti al reale importo, o trasferimento di denaro ai dipendenti sotto forma di rimborso spese non tracciato e quindi non tassabile. La relazione tra l’azienda che acquista e l’esercente che vende, se si desidera che sia fiscalmente applicabile, quindi detraibile, deve essere tracciata e comprovata e ciò vale per ogni tipo di servizio: che sia una cena al ristorante, un viaggio in taxi, una trasferta in treno o in aereo, una notte in hotel o in una qualsiasi altra struttura di alloggio come residence o appartamento in affitto breve.

Un cambio di passo anche per gli esercenti

Da un punto di vista della logica dell’approccio del legislatore la questione è quindi molto chiara: se non tracci i tuoi pagamenti non li puoi dichiarare come spese e quindi non li puoi dedurre fiscalmente. Dal punto di vista degli esercenti è altrettanto chiaro: se non ti metti in condizione di rendere tracciabile il pagamento di ciò che fornisci, rischi che il tuo business venga emarginato perché i clienti sceglieranno altri fornitori in regola con quanto chiede la legge.

Per le aziende necessario “coprire” i dipendenti durante le trasferte

Dal punto di vista delle imprese, ma anche delle partite IVA, che conducono questi acquisti la questione è altrettanto chiara e si pone una scelta strutturale in termini di gestione: come faccio a tracciare tutti i pagamenti soprattutto se sono effettuati dai dipendenti e collaboratori durante le loro attività quotidiana? Come riesco ad acquisire tutte le informazioni necessarie per poter dedurre le spese?

La nuova filosofia: se non tracci i tuoi pagamenti non li puoi dichiarare come spese e quindi non li puoi dedurre fiscalmente (Designed by Freepik)

Ho due modi: a) chiedo ai miei dipendenti di anticipare di tasca loro i costi con i loro strumenti di pagamento personali e di portare poi alla mia amministrazione le prove dei pagamenti, condividendo i loro estratti conto o i rendiconti della loro carta, oppure b) doto i miei dipendenti di un sistema di pagamento che fa direttamente capo ai conti correnti dell’azienda definendo regole di utilizzo chiare e in tal modo rendendo esponenzialmente più efficiente la gestione di tutto il flusso.

È ovvio che la seconda opzione è molto più semplice da implementare operativamente, per non parlare dei problemi di riservatezza e privacy che derivano dal mischiare la sfera personale del dipendente con le sue attività aziendali.

Un benefit significativo per un impatto finanziario irrrisorio

Un ultimo punto, non meno importante, è che sempre più aziende sono attente al wellbeing dei propri dipendenti, consapevoli dell’importanza di avere team motivati e filosoficamente vicini alla cultura aziendale. L’adozione di un sistema di pagamento come quello fino a qui descritto, che è poi l’idea che ha generato Soldo, diviene anche strumento per rendere i dipendenti più sereni sollevandoli da un impegno che, in linea di principio, non dovrebbe essere dovuto e configurandosi come un significativo benefit a fronte di un impatto finanziario irrisorio sull’azienda.