Si parla tanto di Intelligenza Artificiale ma spesso ci sfuggono quali possano essere davvero le sue applicazioni pratiche alle attività quotidiane e al nostro lavoro. Nel Project Management ad esempio l’intelligenza artificiale (IA) può migliorare significativamente la gestione in vari modi, rendendo i processi più efficienti, accurati e basati sui dati. Ecco allora alcuni modi in cui l’intelligenza artificiale può supportare la gestione dei progetti:

Analisi dei dati e approfondimenti: l’IA è in grado di elaborare e analizzare rapidamente grandi volumi di dati, aiutando i project manager a comprendere le prestazioni del progetto e a identificare potenziali problemi. L’analisi predittiva può prevedere i risultati del progetto e i rischi potenziali, consentendo ai project manager di prendere decisioni proattive e tempestive.

Allocazione delle risorse: gli algoritmi di intelligenza artificiale possono ottimizzare l’allocazione delle risorse considerando fattori quali la disponibilità del team, le competenze, le scadenze del progetto. L’intelligenza artificiale può aiutare a bilanciare i carichi di lavoro, evitando l’allocazione eccessiva delle risorse e riducendo la probabilità di burnout.

Automazione dei compiti: le attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come l’inserimento dei dati e la stesura dei rapporti, possono essere automatizzate grazie all’IA, liberando i project manager per concentrarsi su attività più strategiche. Chatbot e assistenti virtuali possono gestire le richieste di routine dei membri del team, degli stakeholder o dei clienti.

Gestione dei rischi: l’intelligenza artificiale può analizzare i dati storici dei progetti per identificare modelli e rischi potenziali. Può anche monitorare i progetti in corso alla ricerca di segnali di difficoltà, fornire avvertimenti ed early warning. Inoltre l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) può aiutare ad analizzare contratti, documenti e comunicazioni per individuare potenziali rischi legali e di conformità.

Pianificazione dei progetti: gli strumenti di pianificazione basati sull’intelligenza artificiale possono creare tempistiche ottimali per i progetti, tenendo conto di dipendenze, vincoli e disponibilità di risorse. Possono anche adattare i piani in tempo reale quando si verificano ritardi o modifiche impreviste.

Gestione dei costi: l’intelligenza artificiale può aiutare i project manager a tracciare e gestire i costi del progetto automatizzando il monitoraggio delle spese e fornendo previsioni di costo in tempo reale. Può identificare le opportunità di risparmio e suggerire aggiustamenti di budget.

Garanzia di qualità: l’IA può essere utilizzata per processi automatizzati di test e garanzia della qualità, assicurando che i prodotti del progetto soddisfino gli standard specificati e i requisiti richiesti. Può identificare difetti e anomalie in modo più efficiente rispetto ai test manuali.

Gestione dei documenti: è in grado di organizzare e classificare i documenti di progetto, facilitando la ricerca e il recupero delle informazioni critiche. Il riconoscimento e l’estrazione dei documenti possono aiutare a catturare automaticamente i dati rilevanti da documenti non strutturati.

Previsioni delle risorse: i modelli di apprendimento automatico possono prevedere il fabbisogno futuro di risorse in base ai dati storici e allo stato attuale del progetto, contribuendo alla programmazione e ripianificazione del lavoro.

Monitoraggio delle prestazioni: l’intelligenza artificiale può monitorare continuamente le metriche di performance del progetto e fornire dashboard e report in tempo reale per tenere informati gli stakeholder. Può attivare avvisi quando le prestazioni si discostano dai parametri predefiniti.

Supporto alle decisioni: l’ intelligenza artificiale può fornire ai project manager raccomandazioni basate su dati per il processo decisionale, ad esempio se procedere con una richiesta di modifica oppure come ottimizzare le tempistiche del progetto. Non sottovalutiamo gli effetti di riduzione dello stress in attività decisionali come queste che sono pane quotidiano per i Project Manager e i team di lavoro.

Apprendimento Automatico e simulazioni: L’IA può apprendere dagli errori e dai successi passati dei progetti, contribuendo a migliorare le prestazioni future attraverso l’apprendimento automatico. Potrà inoltre essere utilizzata per creare simulazioni dei progetti per valutare scenari alternativi e prendere decisioni basate su dati simulati.

Immagine di Priscilla Du Preez per Unsplash

Dunque l’integrazione dell’IA nella gestione dei progetti può portare a un’esecuzione più efficiente, a un migliore processo decisionale, a una riduzione dei rischi e a un miglioramento dei risultati complessivi del progetto. Tuttavia è importante integrare le tecnologie di IA in modo ponderato e assicurarsi che siano in linea con le esigenze e gli obiettivi specifici del progetto e dell’organizzazione.

Un attimo, ho una cosa da dirvi. La base di quanto avete letto finora deriva dalle risposte di ChatGPT ad alcune mie domande. Ovviamente ho modificato, tagliato, adattato e integrato con le altre ricerche fatte, le esperienze pratiche e le mie personali valutazioni. In aggiunta, ho posto le domande in Inglese (le risposte in Italiano erano meno dettagliate) e poi tradotto il risultato con un’app online di traduzione basata su Intelligenza Artificiale e reti neurali. L’IA è tra noi. Da tempo.    

Torniamo adesso all’argomento principale. Ci sono dunque tanti vantaggi ma parte di questi, come noterete, richiedono un grande sforzo iniziale di immissione dei dati storici e relativi a precedenti progetti/casistiche. Dunque non a brevissimo termine, ma cominciando a stabilire l’utilizzo di tool di AI efficaci e adatti ai propri progetti e organizzazione, nel giro di poco tempo, questi avranno a disposizione un database di dati e informazioni abbastanza ricco per poter diventare sempre più preziosi nel supporto alla gestione dei progetti.

Il ruolo dell’essere umano

Vediamo cosa invece dovrà aggiungere l’essere umano per far sì che la gestione dei progetti diventi efficace e di successo nel raggiungimento degli obiettivi previsti, ma anche per la sostenibilità sociale e organizzativa che non vanno mai sottovalutate.

Certamente l’attenta individuazione e cura degli stakeholder del progetto, cioè tutti coloro che sono interessati al progetto o che potrebbero influenzarlo in maniera positiva o negativa. Si tratta di un aspetto fondamentale perché gli stakeholder devono essere gestiti tramite una comunicazione aperta e specifica a seconda della loro importanza e influenza.

Già oggi le statistiche dicono che, soprattutto per grandi progetti, il mestiere del Project Manager è costituito per oltre il 70% da attività legate alla comunicazione. Grazie all’AI questa percentuale potrebbe addirittura aumentare e portare benefici alla gestione delle relazioni, cosa che aumenta sensibilmente la probabilità di successo dei progetti.

La gestione del team e concentrarsi sull’utilizzo dello stile di leadership più adatto ad ogni momento del progetto saranno altri punti sui quali noi umani giocheremo un ruolo fondamentale. Il tempo risparmiato per creare tonnellate di reportistica deve essere in buona parte dedicato al team e alle persone, alla loro motivazione, a fornire formazione continua per il loro percorso di crescita. Ma anche ad assicurarsi che i canali di comunicazione funzionino bene all’interno del team e verso l’esterno.

Il Project Manager umano potrà dedicare più tempo alle negoziazioni strategiche, alla gestione delle crisi intervenendo prontamente in ogni momento di difficoltà o di blocco del lavoro. Potrà concentrarsi sul monitorare le attività critiche nel dettaglio e facilitare le opportunità per il progetto lavorando a più stretto contatto con partner e Cliente.

La strada ancora da compiere

In conclusione, oggi siamo ancora lontani da una semplice e immediata applicazione dell’ intelligenza artificiale alla gestione dei progetti in azienda, ma la strada è segnata e il progressivo utilizzo di alcuni tool di IA porterà ad alleggerire il team di progetto del lavoro ripetitivo e a basso valore aggiunto, con le conseguenze di cui vi ho parlato. Starà alla bravura e prontezza delle aziende l’identificare quali tool e quali applicazioni potranno migliorare i risultati dei propri progetti. Se tale identificazione sarà ben fatta l’investimento avrà un grande ritorno sui risultati dei progetti, la qualità del lavoro e il benessere delle persone che ci lavorano.

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