Post di Roberto Castaldo, Performance Management Specialist –

Tutto è legato al tempo, dalla biologia, alle attività di tipo professionale e sociale, e si tratta della risorsa più democratica che esista in natura.

Il rapporto degli italiani con il tempo però non è dei migliori: secondo un recente rapporto Istat siamo tra le persone con meno tempo libero al mondo, meno di cinque ore al giorno. La ricerca della società di consulenza Bain & Company individua inoltre i lavoratori italiani come i più stressati al mondo, con picchi che coinvolgono maggiormente gli under 35.

Le conseguenze di questa carenza possono essere anche gravi; si passa dallo stress, alla scarsa felicità, fino ad arrivare a tensioni e burnout.

La stanchezza per una cattiva gestione del tempo

In particolar modo è la sfera professionale a fagocitare maggiormente la nostra disponibilità di tempo. Lavorativamente parlando, infatti, siamo abituati a legare la retribuzione a un valore orario; il tempo, quindi, incide inevitabilmente sulle nostre prestazioni ma anche sulla nostra vita.

Ma, a prescindere dal contesto in cui si opera, tutte le fasce di età sperimentano stanchezza mentale a causa di una cattiva gestione del tempo.

Spesso veniamo sopraffatti da una sensazione di insofferenza e ingratitudine, come se il tempo fosse gestito da qualcun altro o qualcos’altro al posto nostro.

Una condizione molto provante che può essere affrontata con piena autonomia grazie al time management.

In particolar modo i nemici principali di un time management efficace riguardano la distorsione nel concetto di tempo, la mancanza di priorità e il non saper dire di no, disperdendo l’attenzione tra più attività differenti e disorganizzate.

Lavorare basandosi su liste e stima del tempo necessario

Tra le soluzioni più efficaci e immediate, applicabili sia alla sfera professionale sia a quella personale, suggerisco di suddividere al meglio gli obiettivi prefissati e lavorare quindi per task operativi e check list: se spezzettato in diversi passaggi, qualsiasi obiettivo, anche complesso, diventa raggiungibile.

Importante è iniziare stilando una lista delle cose da fare, con una relativa stima del tempo necessario per ogni singola attività e impegnandosi a rispettare le previsioni, evitando così distrazioni e distorsioni di tempo. Interiorizzare come il tempo non sia infinito ci permetterà di stabilire attività di goal setting anche per le singole cose, perché ciò consente di applicare il principio di Pareto: il 20% delle attività impatta sull’80% dei risultati.

Siamo spesso distratti da contesti differenti tra loro; una soluzione molto utile si basa sul creare delle routine e degli spazi in cui essere completamente focalizzati sul ruolo che ci è richiesto in quel determinato momento, che sia il professionista, il collega, il genitore, come il partner.

Il fattore cencentrazione: quanto tempo dura per rendere al top?

Quando parliamo di performance, infine, un concetto risulta particolarmente importante: la concentrazione. Secondo il professor Roberto Dell’Acqua, psicologo sperimentale dell’Università di Padova, la nostra capacità di mantenere la concentrazione su un determinato compito è complessivamente di 45 minuti, dopo i quali il nostro cervello inizia a rallentare ed è molto facile distrarsi. Lo scienziato Donald Arnold Norman, inoltre, con una serie di studi condotti tra gli anni ‘60 e ’80 giunse alla conclusione che la peak performance dell’attenzione può durare massimo 20-25 minuti. Sono io stesso giunto allo stesso risultato, ancor prima di approcciare gli studi di Norman, durante la mia carriera di allenatore sportivo. Ho allenato un grande campione di basket, capocannoniere nella sua categoria.

Analizzando le sue statistiche personali mi accorsi che tutte le volte che restava in campo più di 25 minuti consecutivi, la nostra squadra perdeva. Decisi quindi di fare un esperimento per capire le ragioni di questa situazione; iniziai quindi a tenere in partita  ogni giocatore per massimo 25 minuti, con risultati in termini di prestazioni davvero eccezionali.

Perché la raccomandazione dei 21 minuti

Se i nostri processi cognitivi, per eccellere, hanno un limite di 20-25 minuti, il riferimento dei 21 minuti rientra in questi parametri di eccellenza: si tratta, infatti, del “tempo minimo” necessario per entrare nello stato di flow, ovvero quello “stato di immersione” totalizzante in ciò che si sta facendo,  tipico dei campioni olimpici, dei businessman e dei grandi performer.

Scientificamente, inoltre, per il nostro cervello sapere che si ha a disposizione un tempo ridotto per effettuare un’azione ci porta a performare al massimo: la percezione della scarsità delle risorse attiverà i nostri bisogni, dandoci la motivazione per agire.

Ed è proprio sui 21 minuti che si fonda il mio approccio “Time Management Sistema 21”,  sperimentato su un ampio campione, che ha migliorato le proprie prestazioni del 34% nel 78% dei casi. L’idea è quella di riuscire a sezionare le attività, dividendole in blocchi di 21 minuti.

Time management per essere motivati e produttivi

Questo tipo di organizzazione, unito a una routine operativa nella fase di goal setting, migliora non soltanto la produttività, ma anche l’umore delle persone.

L’obiettivo del time management in definitiva è sentirsi maggiormente motivati e produttivi, gestendo al meglio il proprio tempo, generando un forte impatto sull’ambiente sociale circostante e quindi sulle relazioni, di qualsiasi tipo esse siano.