Post di Chiara Alzati, Corporate Trainer in ambito Public Speaking e Comunicazione Efficace, sulle nuove regole che governano l’organizzazione delle call aziendali. Campionessa europea di Public Speaking 2020 –

Preparazione ed empatia. Sono queste le parole d’ordine che connotano il nuovo corso delle videochiamate, meglio conosciute in azienda come conference call. Dopo che la pandemia ci ha indicato la via, e dopo aver preso consapevolezza che non si sarebbe trattato di un fenomeno passeggero ma che ne avremmo usufruito ad oltranza, sono state progressivamente stabilite delle regole di organizzazione che oggi sono sempre più circostanziate e inderogabili.

Primo: registrare e rivedere le videochiamate per migliorare

Prima norma, evitiamo improvvisazioni. Come per ogni attività che implichi una interlocuzione con altre persone e che non sia di natura amicale, va prevista una fase di preparazione tecnica. Allora, dedichiamo del tempo a osservare le nostre abitudini o i nostri atteggiamenti quando siamo davanti ad una webcam. Come? Previa autorizzazione dei partecipanti alle call, chiediamo di registrare l’incontro e successivamente, rivendendoci, proviamo a dare a noi stessi dei feedback che siano costruttivi, rispondendo a poche semplici domande. Per esempio: cosa ho fatto bene? Cosa avrei potuto fare di diverso? Cosa avrei potuto fare di più? Cosa avrei potuto fare di meno?

Secondo: accogliere gli ospiti

Cerchiamo inoltre di comprendere eventuali comportamenti impropri o poco consoni. Se possono suonare scontati consigli come ‘non distrarsi’ o ‘siate consapevoli che, anche se in video, gli altri osservano tutti i vostri comportamenti’ fate attenzione al fatto che, soprattutto se siete voi ad aver convocato la call, dovrete accogliere gli “ospiti” e incoraggiare chi partecipa a presentarsi agli altri convenuti. Per questo è doveroso sapere chi sarà presente alla riunione virtuale, quali funzioni o posizioni ricopre all’interno dell’organigramma aziendale per comprendere come interagire più efficacemente e, conseguentemente, risultare più comprensibili.

Terzo: empatici anche nelle videochiamate

Non dimenticare inoltre di ricorrere all’emozione. Le conference call, per loro natura, concedono meno spazio alla comunicazione non verbale risultando così poco coinvolgenti. Quindi, è raccomandabile essere empatici e ‘caldi’ nella comunicazione, come se ci si trovasse in presenza.

Quarto: il ruolo della gestualità

Inoltre, non occorre rinunciare alla gestualità, anzi. Accompagnare la comunicazione verbale con le mani non è controindicato, mantenendosi ovviamente in un ambito di correttezza e misura. Utilizzare quindi lo spazio a disposizione, anche se limitato all’inquadratura.

Quinto: la giusta distanza dalla webcam

Collegata alla gestualità è anche l’annosa questione della distanza dalla webcam. Mai come in questo caso vale l’adagio che ‘in medio stat virtus’. Quindi, né troppo vicini e incombenti, e neanche troppo lontani così da risultare irriconoscibili e poco comprensibili.

Sesto: la scelta dello sfondo

Infine, lo sfondo. Se si tratta di un contesto aziendale, l’ideale sarebbe che tutti i partecipanti appartenenti alla stessa struttura potessero usufruire della stessa immagine alle proprie spalle. Ovviamente, se alla video conferenza partecipano soggetti esterni sarà consentito loro di utilizzare il background che vogliono. In generale, comunque, trattandosi di call di lavoro, sempre meglio evitare ambienti casalinghi o contesti meno ’corporate’.

Settimo: attenzione alla tecnologia

Ultimo punto importante, la tecnologia. Senza una webcam adeguata, possibilmente in HD, senza un microfono dedicato, meglio se non quello del PC, i nostri interlocutori rischierebbero di non sentirci e vederci in maniera chiara e nitida.

Immagine di Chris Montgomery per Unsplash