Post di Barbara Rovescala, senior solution consultant di Apptio – 

Con l’esponenziale aumento della spesa per il cloud, che rappresenta oggi una parte significativa all’interno del budget IT complessivo e si prevede raggiungerà i 661 miliardi di dollari nel 2025, le aziende si trovano ad affrontare una serie di sfide per massimizzare il valore e i ritorni in termini di business. Da oltre un ventennio i servizi cloud hanno fatto la loro comparsa sul mercato con una promessa chiara: fornire spazio e maggiore capacità in maniera istantanea, sicura, praticamente illimitata e con la possibilità di scalare le operazioni in base alle trasformazioni degli obiettivi di business e alle fluttuazioni del mercato.

Tuttavia, malgrado questa semplicità di utilizzo, le aziende si scontrano spesso con un modello operativo ancora immaturo, che genera una serie di sfide riconducibili a tre ambiti ben specifici: una visibilità incompleta e scarso controllo dei processi, un’eccessiva delega di responsabilità alle figure tecniche, il ricorso al FinOps.

Un’efficace gestione finanziaria implica la capacità di poter ottenere insight accurati sui costi e sulle modalità di utilizzo del cloud. Se non possono essere visualizzate e pienamente comprese, come è possibile gestirle efficacemente? Da queste informazioni dipende l’efficacia delle decisioni di procurement e il valore che il cloud genera per l’azienda. È anche vero che, in alcune organizzazioni, i team tecnici si trovano a prendere decisioni su approvvigionamenti, tecnologia e gestione finanziaria, arrivando a decidere in maniera arbitrale spese aziendali, frequentemente senza una comprensione complessiva dell’efficienza.

Secondo i dati del recente sondaggio “Cost Management in the Cloud Age”, condotto dall’istituto di ricerca globale 451 Research, è emerso che:

. l’80% degli intervistati ha dichiarato che la cattiva gestione finanziaria dei servizi cloud ha generato un impatto negativo sulla propria attività;

. l’85% degli intervistati ha dichiarato di spendere troppo rispetto al budget;

. il 57% ha affermato che la gestione dei costi dei servizi cloud rappresentava una preoccupazione quotidiana;

. il 51% degli intervistati del reparto Finance ha affermato di spendere più del dovuto per i servizi di cloud, rispetto a quanto dichiarato dal 37% degli intervistati in ambito IT, rivelando una mancanza di allineamento e comunicazione tra i vari team.

È frequente ancora oggi vedere aziende che utilizzano i fogli di calcolo per tenere traccia dei costi ed effettuare analisi per ottenere insight utili. Questo sistema si rivela chiaramente inefficace nel momento in cui un’azienda inizia a crescere e ad aumentare il livello di complessità nell’utilizzo del cloud. Appare evidente come adottare un nuovo modello in grado di migliorare la comprensione dei costi legati al cloud ed effettuare scelte più adeguate e accurate sia fondamentale per raggiungere una maggiore efficienza e generare un vantaggio competitivo sul mercato.

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Le aziende e il FInOps. I 6 principi base
Il FinOps è un percorso ancora nuovo per la maggior parte delle aziende e rappresenta un modello emergente di gestione. L’obiettivo è quello di trovare un corretto equilibrio tra costi, velocità e qualità, il cosiddetto “triangolo di ferro”, per rendere più efficiente il cloud e continuare a investire nell’innovazione. Ciò non significa necessariamente spendere meno, ma assicurarsi che la spesa per il cloud sia ottimizzata e che l’azienda sia consapevole dei costi unitari del cloud, ovvero di come misurare il cloud rispetto alle metriche di business (costo per cliente, costo per prodotto o servizio erogato, costo per ordine, ecc.).

Attraverso la combinazione di procedure, best practice e atteggiamenti culturali, questo modello consente di migliorare la capacità di un’organizzazione di comprendere i costi e prendere decisioni più adeguate e accurate, costruendo un ponte tra i team IT, Finance e Business. Il FinOps si basa su sei principi fondamentali fondati su un approccio culturale autonomo e attento ai costi, che tiene in considerazione sia la responsabilità della spesa che l’agilità aziendale, mantenendo al contempo vantaggi in termini di velocità e innovazione del cloud.

1. La collaborazione tra i team
L’adozione del modello FinOps comporta per l’azienda un cambiamento culturale e l’abbattimento delle barriere tra team che, storicamente, non hanno mai collaborato tra loro. Per essere efficace, il FinOps deve promuovere il confronto e la collaborazione tra i team;

2. Le decisioni sono guidate dal valore aziendale del cloud
Adottare FinOps non significa solo ridurre i costi, ma anche massimizzare il valore generato. Il risultato che si vuole raggiungere è quello di avere un parametro che consenta di prendere decisioni adeguate, invece di subire una spesa che cresce senza controllo. Il punto di partenza è il valore del cloud per l’azienda;

3. Tutti si assumono la responsabilità dell’utilizzo del cloud
Il cloud si basa su un principio semplice: più lo usi, più paghi. Ciò significa che chi è responsabile dell’utilizzo del cloud, è anche responsabile dei costi del cloud. Questa idea implica che la gestione del cloud deve essere distribuita in tutta l’azienda, fino ai singoli tecnici e ai loro team;

4. I report FinOps devono essere accessibili e puntuali
In un mondo in cui l’elaborazione dei dati è rapida e ormai prevalentemente automatizzata, non è sufficiente attendere i report realizzati a fine mese o addirittura ogni trimestre. I team devono essere in grado di avere sempre accesso ai dati e in maniera rapida, in modo da poter prendere decisioni in tempo reale sull’utilizzo e la spesa per il cloud;

5. Un team centralizzato gestisce FinOps
Il FinOps necessita di un team a livello centrale che promuove le best practice attraverso la standardizzazione, la formazione e l’assistenza. Lo stesso team deve essere in grado di ottimizzare la velocità a livello centrale per sfruttarla appieno, consentendo al resto degli utilizzatori del cloud di rendere il cloud stesso più efficiente.

6. Trarre vantaggio dal modello a costo variabile del cloud
Con l’adozione del cloud, anziché basare gli acquisti di capacità sulla possibile domanda futura, è più importante considerare altri fattori, quali ottimizzazione, sconti sui volumi e sugli acquisti di RI/CUD rispetto ai dati di utilizzo effettivi. Dal momento che è sempre possibile acquistare una maggiore capacità per soddisfare la domanda, il punto cruciale diventa sfruttare al massimo i servizi e le risorse disponibili al momento.