I social hanno educato molti di noi, e in modo particolare le nuove generazioni, a una società in cui la trasparenza e la condivisione sono requisiti fondamentali e predefiniti da adottare nella vita di tutti i giorni. Anche per le aziende più competitive questo diventerà necessariamente il “new normal”.

E non per questioni etiche, di scelte o di cambio generazionale, ma per ragioni logiche e produttive. La trasparenza è la corsia preferenziale per l’eccellenza operativa e perché elimina tutto ciò che non va nella direzione dell’ efficienza (condizione necessaria per rimanere competitivi nel mercato odierno).

Il concetto di trasparenza in azienda può essere applicato a diversi aspetti:

• Nella diffusione della cultura aziendale;

• Nella comunicazione degli obiettivi;

• Nella condivisione delle scelte strategiche;

• Nell’armonizzazione delle dinamiche di team;

• Nella gestione dei progetti, dei processi, delle metriche e delle funzioni;

• Nell’allocazione di budget e risorse.

La condivisione degli obiettivi migliora il risultato personale e dell’azienda (Foto di Razvan Chisu per Unsplash)

Nella diffusione della cultura aziendale
Secondo uno studio Deloitte del 2016, circa tre dirigenti su quattro hanno affermato di non conoscere la cultura della propria azienda intesa come valori, mission e modus operandi del business di riferimento.

Se le persone non comprendono lo scopo più elevato della propria azienda, e il modo in cui il top management interpreta il business in cui opera, è inevitabile che ci sia un minore coinvolgimento e quindi un abbassamento delle prestazioni. Pertanto, risulta di fondamentale importanza l’ingaggio delle persone (unica vera forza propulsiva per ogni organizzazione) che passa da consapevolezza, informazione, coinvolgimento e condivisione.

La trasparenza diventa, quindi, un requisito fondamentale per spingere le prestazioni al massimo delle potenzialità. Lo sa bene Netflix, fra le prime aziende a redigere il “culture deck”, un documento consultabile da tutti i dipendenti (e dai competitor), contenente informazioni su tutti i principi alla base delle operazioni dell’azienda.

Nella comunicazione degli obiettivi
Se gli obiettivi di alto livello restano segreti (o appannaggio del CEO e della prima linea), le persone non hanno visibilità né del proprio lavoro, né del proprio contributo al risultato dell’azienda. Questo crea entropia a diversi livelli generando disturbi che non vanno nella direzione di un efficientamento di tutte le risorse presenti in azienda.

Chiarire gli obiettivi è il primo passo per definire a cascata i risultati chiave che ogni gruppo di lavoro deve perseguire per far sì che l’intera azienda riesca nel suo scopo.

Per questo, con trasparenza nella definizione e nella comunicazione, i CEO dovrebbero definire le aspettative e saperle tradurre in risultati operativi di breve termine che ogni gruppo deve perseguire durante l’anno, collegando le attività di tutti i giorni alla vision dell’organizzazione e mettendo in condizione i dipendenti di verificarne periodicamente l’allineamento.

Se non si comunica con trasparenza, specialmente in organizzazioni gerarchiche e con molti livelli di comando, non è possibile dare una rotta univoca e si generano, invece, interpretazioni o deviazioni che incidono sui risultati. Viceversa, quando le persone sono allineate agli obiettivi di più alto livello dell’azienda, il loro impatto si amplifica.

Nelle scelte strategiche
La comunicazione del motivo per cui vengono intraprese scelte strategiche come acquisizioni, cessioni, divisioni strutturali o riorganizzazioni, è fondamentale per dare una comprensione univoca di quello che sta succedendo. Quando l’azienda condivide trasparentemente i propri obiettivi strategici, si eliminano tutti gli effetti che inducono paure e perplessità relativi ai macro-obiettivi di medio-lungo termine.

Definire la strategia dei prossimi cinque anni, e spiegarla ai propri dipendenti, rende gli stessi più consapevoli, informati e liberi di scegliere per il proprio futuro con ripercussioni positive per l’organizzazione. Un dipendente è come il membro di un equipaggio di una nave che stabilisce una direzione: quando conosce la destinazione e ha modo di verificarla costantemente lungo il viaggio, acquisisce il potere di decidere se remare con più forza, oppure scendere e scegliere un’altra alternativa più in linea con le sue aspirazioni. Le persone che scelgono la loro destinazione hanno anche una consapevolezza più profonda di come fare ad arrivarci nel più breve tempo possibile.

Nelle dinamiche di team
Scegliere la trasparenza nelle dinamiche di gestione del team è fondamentale per tenere un team coeso e concentrato sugli obiettivi. Quando si conosce alla perfezione chi fa che cosa, è maggiore la probabilità di avere membri che collaborano fra loro e che si aiutano in caso di difficoltà. La trasparenza all’interno di un team serve anche per rendere più limpido il processo meritocratico: perché quando chiunque mette per scritto quello a cui sta lavorando condividendone i risultati, è molto più facile vedere da dove arrivano le idee migliori.

Trasparenza nelle dinamiche di team vuol dire anche saper gestire i feedback: comunicare trasparentemente i punti di forza e di debolezza dei singoli membri, consentendo di fare leva sui primi in modo da migliorare i secondi, favorisce la crescita individuale e dell’intero gruppo.

Manager che informano sulle proprie scelte, che condividono il lavoro dei membri, che elargiscono feedback e sono aperti a riceverli, producono un risultato qualitativamente migliore favorendo una sana competizione interna.

Nella gestione dei progetti, dei processi, delle metriche e delle funzioni
Quando non si è trasparenti nella gestione dei progetti, della loro gestione ed esecuzione, c’è il rischio di lavorare a cose che non producono risultati apprezzabili (perdendo energie preziose sia in demotivazione che in obiettivi, senza valore aggiunto rispetto alla mission aziendale).

Specialmente nelle grandi aziende, le dimensioni impongono strutture che spesso si intersecano fra loro creando da un lato aree non coperte da figure professionali, e dall’altro aree in cui, al contrario, ci sono numerose ridondanze. Trasparenza nella gestione dei progetti e delle funzioni significa condivisione delle proprie attività, delle proprie metriche e del proprio modus operandi.

Significa essere disposti a mettersi al servizio del gruppo, rinunciando a lavori e incarichi già ampiamente monitorate da altre funzioni, o gruppi di lavoro, per coprire aree grigie o lavori che sembrano non essere responsabilità di nessuno. Questo elimina le ridondanze, favorisce le collaborazioni fra unità e divisioni diverse, e contribuisce ad eliminare fraintendimenti.

Nell’allocazione di budget e risorse
Quando c’è trasparenza nell’allocazione di budget e risorse, la questione operativa non diventa più una questione di logiche feudali o di accaparramento di maggiori risorse a scapito di altri. Quando si condividono in modo trasparente sia le problematiche, che le esigenze di budget o risorse, l’allocazione diventa una questione di logica su cui le persone, (dipendenti o capi funzione), sono maggiormente disposte a ragionare.

In conclusione…
La trasparenza non è più una scelta etica che dipende dall’imprenditore o da un gruppo ristretto di manager illuminati. La trasparenza è diventata una caratteristica fondamentale per acquisire un vantaggio competitivo: essere più agili e veloci nel prendere decisioni migliori.

Chiudere i libri contabili, le stanze dell’alta dirigenza, i fascicoli dove sono contenuti progetti o acquisizioni future nell’era dell’informazione e della velocità, sono scelte che mettono a serio rischio organizzazioni che in un mondo VUCA (Volatile, incerto, complesso ed ambiguo) devono potersi muovere velocemente per poter cambiare rapidamente, sfruttando la forza propulsiva delle proprie risorse in modo da alzare l’asticella della competitività e navigare in un futuro pieno di possibilità.

La trasparenza vale top-down ma anche bottom-up: le persone devono poter essere libere di condividere informazioni e dare feedback costruttivi al management in un ambiente di totale trasparenza: chi è sul campo entra più facilmente in contatto con i cambiamenti che stanno per arrivare ed ha una maggiore sensibilità sui desiderata dei clienti. Poter suggerire e comunicare azioni, o indurre il top management a prendere velocemente decisioni, può essere talvolta l’unica soluzione per non perdere quote di mercato e non farsi battere dalla concorrenza.

Twitter @EnricoZanieri