In rete, sui social, nei blog e nei giornali mainstream, impera su tutti lo smart working: le persone, pur di far vedere quanto siano più smart di altre, pronte a lavorare da casa nonostante in piena emergenza Covid-19, pubblicano orgogliose le istantanee del proprio computer piene zeppe di colleghi sorridenti e con l’inevitabile pollice alzato, tutti connessi tramite una qualsiasi piattaforma online di video conferenze. Ed io in quel preciso istante mi ritrovo Netflix che sta cercando di caricare l’ultimo episodio di “Better call Saul”, fermandosi miserabilmente al 20%. Tutto questo ha generato in me un panico simile a quello dell’aereo più pazzo del mondo, quando l’hostess avvisa i passeggeri che, oltre al problema delle meteoriti, è finito anche il caffè. Ricordate?

Posso stare in quarantena tranquillamente, anzi per me -devo essere sincero- non è cambiato proprio nulla rispetto a prima, ma la rete non si tocca perché, come ci ricorda uno studio del MIT, per un efficace distanziamento sociale, la velocità della rete è importante. In sostanza, tutte queste vostre inutili videoconferenze mi stanno togliendo banda vitale, e quindi questo post “severo ma giusto”, come direbbe mio figlio quattordicenne, è tutto per voi.

La rete ne risente ma per ora resiste senza problemi

Ovviamente non è solo colpa delle videoconferenze, sicuramente i problemi che ho avuto con il mio account Netflix avevano origine di altra natura, ma è un dato di fatto che la rete da quando è scoppiata questa terribile emergenza, ora è in lieve, ma comunque significativa, sofferenza:

Le motivazioni possiamo facilmente immaginarcele, stiamo a casa e consumiamo tutti più banda. Dalle lezioni online dei nostri figli, a chi appunto lavora da casa, al sottoscritto che vorrebbe gustarsi la sua serie televisiva preferita. Non è infatti un caso che i vari broadcaster online come la stessa Netflix, ma anche Amazon Prime Video e YouTube, e diversi altri, abbiano deciso di abbassare la qualità dello streaming video in Europa, per non rischiare di saturare banda. In controtendenza solo PornHub che ha deciso invece di regalare un account premium gratuito, per incitare le persone a restare a casa, anche fosse per pochi minuti.

Crisi economica per il Covid-19? Non per tutti.

Ma intanto, quali sono le aziende che in questo periodo di crisi generale, anche economica, stanno vedendo le proprie azioni salire? Ad esempio, quelle che forniscono piattaforme di videoconferenza, come la famosa Zoom. Date un occhio a questi grafici: nel giorno esatto (23/3) in cui l’indice Nasdaq performava peggio, il titolo Zoom volava:

(Da notare -tra l’altro- come abbia recuperato in sole due settimane le perdite causate dalla scoperta del gravissimo bug sulla sicurezza riscontrato nella piattaforma il 30 Marzo scorso).

Il punto è che queste piattaforme ora stanno avendo un grande successo, perché si basano sul bisogno, mai risolto, di organizzare frequentissime riunioni che prima erano principalmente fisiche, ed oggi invece necessariamente online. Ed è qui, proprio qui, che si presenta il nostro enorme, pachidermico, elefante nella stanza.

L’elefante nella stanza

È un modo di dire anglosassone che, in questo contesto, è perfettamente calzante. Si definisce elefante nella stanza lo scenario nel quale tutti sanno chiaramente qual è il problema (potresti non notare un elefante in una stanza?), ma nessuno ha intenzione di affrontarlo, accettandone supinamente le conseguenze. Esattamente quello che accade con i meeting: siamo tutti consapevoli di quanto siano inutili e che molto probabilmente durante questi eventi faremo e penseremo ad altro, ma ci va bene così. Infatti, in queste occasioni, abbiamo imparato a portare con noi il laptop -usare lo smartphone sarebbe veramente troppo spudorato- con il falso pretesto di prendere appunti ma con la reale intenzione di fare ben altro, fosse anche rispondere a quelle email che fino a quel momento avevamo bellamente ignorato. Fortunatamente in questo periodo, da remoto, in videoconferenza, è ancora tutto più semplice: si silenzia il microfono, si toglie il video con la scusa di avere la rete lenta, ed il gioco è fatto.

Un mio ex collega developer è andato oltre, sviluppando un’app esclusivamente come exit strategy (nel vero senso della parola) per i meeting noiosi, spiegandomela più o meno in questo modo:

“se va troppo per le lunghe, avvio l’app e dopo meno di un secondo, ricevo una telefonata da un numero estero a cui ho però associato la foto di mia moglie. Alzo lo smartphone ancora squillante per mostrare a tutti la foto e me ne esco con la classica battuta ‘il mio vero capo mi sta chiamando, scusate un attimo, voi andare pure avanti’. Mi raccomando, questa esortazione finale è fondamentale: se non vanno avanti senza di te, stai solo rimandando l’agonia” (per chi fosse interessato, l’app si può sviluppare in mezza giornata usando i servizi di Twilio).

Si fanno troppi meeting e spesso sono inutili

Ci sono degli studi, riguardo l’efficacia e l’utilità dei meeting che riportano statistiche che ci dovrebbero far pensare: 9 persone su 10 pensano ad altro, nel 25% dei casi si parla di fatti poco rilevanti, il 50% delle persone trova le riunioni una perdita di tempo, il 73% dei partecipanti durante le riunioni fa altro (generalmente risponde alle email).

Se la frequenza delle riunioni fosse mensile, o perfino settimanale, probabilmente il problema non sarebbe così rilevante da scriverci un articolo. Anche qui i numeri spaventano (parliamo di una statistica eseguita negli USA, ma cambia poco in Italia dove forse questo malcostume è ancora più presente): generalmente gli impiegati partecipano ad una media di 62 riunioni al mese, per gli executive si arriva ad un 50% del proprio tempo, 23 ore a settimana, dove -è stato calcolato- che almeno 7,8 di queste ore, vengono spese per meeting assolutamente non necessari. Stiamo cioè parlando di 2 mesi di lavoro sprecati per ogni executive.

Il costo dei meeting

Ogni azienda si preoccupa giustamente dei propri costi e cerca di gestirli al meglio, ad esempio stando attenti a non spendere troppo in computer, smartphone e ad altri strumenti di lavoro, ma tende a sottovalutare la produttività delle proprie persone e a non avere una cultura del “time management”, eppure il tempo perso in attività non produttive ha un costo vero che, se ben gestito, potrebbe migliorare notevolmente i margini delle nostre aziende.

Il tempo perso in meeting inutili ha un costo ben quantificato ed è uno spreco di soldi assolutamente non giustificato. Rimanendo sempre nel territorio statunitense, si parla di 37 miliardi di dollari buttati in meeting inutili in un anno; una azienda quotata nel Fortune 50 stima una perdita di 85 milioni annui. Volete calcolare voi stessi quanti soldi state buttando ogni volta che partecipate ad un meeting? C’è una calcolatrice molto utile offerta da Harvard Business Review, che vi consiglio di tenere pronta sul vostro cellulare, quando un collega vi invita all’ennesima riunione non richiesta.

Il nostro tempo vale più di una sedia

Va bene, forse sto esagerando. Meeting, videoconferenze, videocall, riunioni, o come vogliamo chiamarle, in alcuni casi sono necessarie ma spesso e volentieri sono invitate troppe persone, con una agenda poco chiara, senza una previa preparazione. Il fatto è che non consideriamo il nostro tempo come qualcosa di prezioso e utile per fare bene il nostro lavoro: basterebbe pensarlo come se fosse la nostra sedia d’ufficio, ci consiglia David Grady in questo divertente ed illuminante TED talk. Cosa accadrebbe se un vostro collega che avete visto un paio di volte viene alla vostra postazione e vi ruba la sedia? Non dice nulla, la prende e basta. Non lo accettereste. Sollevereste un polverone. Lo seguireste fino alla sua postazione e gli chiedereste, “Perché la mia sedia?”

Perché si organizzano così tante riunioni

Prima di tutto, è opportuno chiedersi perché si organizzano così tante riunioni. Generalmente le responsabilità ricadono sui manager che spesso utilizzano i meeting per una serie di ragioni, elencate in questo articolo e che per comodità riassumo qui sotto:

Ecco che allora le riunioni diventano la cartina al tornasole della qualità del management, ma questo lo approfondiremo meglio nelle conclusioni di questo ragionamento.

Perché si invitano sempre tante persone

Un altro aspetto da tenere in considerazione è il numero medio dei partecipanti, generalmente troppo alto. Spesso, ci ricorda sempre il sopracitato articolo, ci si preoccupa di non far rimanere male nessuno, come se aggiornare sempre tutti fosse una necessaria accortezza, quando in realtà è probabilmente un inutile overhead. Nella mia realtà lavorativa ad esempio, anche al fine di ridurre il numero dei meeting e degli invitati ho lavorato per un diverso modello organizzativo per rendere i team il più possibile autonomi. La frase che vado sempre ripetendo a tutti, tanto da metterla nella firma della mia email aziendale è: “noi chiediamo perdono, non permesso” (concetto preso in prestito da una delle prime programmatrici militari statunitensi, Grace Hopper). Insomma, creare team autonomi nel proprio dominio, aiuta a ridurre la necessità di fare (video)conference di allineamento con il resto dell’azienda.

Come organizzare le riunioni al meglio: le lezioni che vengono dall’ICT.

Ovviamente le riunioni servono, e la necessità viene dalla crescente complessità che ci troviamo a gestire ogni giorno di più. È impossibile che tutti sappiano tutto ed è pertanto importante, direi fisiologico, un continuo scambio di pareri. Quindi, probabilmente, serve semplicemente un diverso approccio, più disciplinato ed intelligente.

Il mondo dell’ICT, nel quale lavoro da un quarto di secolo, ha molto da insegnarci su come si devono condurre i meeting. Non è questo il luogo ed il momento per spiegare cosa sia il movimento Agile nella programmazione, ma ritengo molto utile condividere con voi le best practice che provengono da questo tipo di cultura, perché credo che possano essere utilizzate in tutti i settori, non solo nell’ingegneria del software.

Queste raccomandazioni sono utili per i meeting di aggiornamento e condivisione dei problemi da gestire, certamente non per le casistiche nelle quali è opportuno mettere insieme diverse teste, di diversi reparti, per poter prendere insieme decisioni per le quali tutti gli interessati devono essere necessariamente coinvolti. Per questi casi ci viene in aiuto il creatore di Amazon, Jeff Bezos, con le sue particolari riunioni.

Le riunioni silenziose di Jeff Bezos

Per il CEO di Amazon la sua personale decisione su come condurre le riunioni in modo efficace è stata tra le più importanti che abbia mai preso. Bezos consiglia di evitare le presentazioni powerpoint, e di arrivare al meeting con uno scarno documento di 5 o 6 pagine che fa il punto della situazione. Ad inizio riunione tutti gli invitati hanno tempo mezz’ora per leggerlo in silenzio e prendere appunti. Dopo questa lettura, ognuno ha facoltà di intervenire, ma sicuramente con una maggiore cognizione di causa. Tutti coloro che hanno adottato questo metodo si sono trovati benissimo, tanto da aver fatto letteratura negli studi di management.

Conclusioni

La morale è che dobbiamo imparare ad avere rispetto per il tempo altrui, oltre che del nostro, in modo tale che ognuno di noi possa essere più produttivo, migliorando in questo modo anche i margini dell’azienda per la quale lavoriamo. Per cercare di ridurre al minimo lo spreco di tempo dei nostri colleghi, dobbiamo imparare a ridurre il numero di meeting, anche mettendo in discussione il modello organizzativo, e dobbiamo imparare a coinvolgere soltanto le persone veramente interessate, senza lasciarci andare in facili “inviti” su outlook. Per far questo è necessario formare le persone su come devono essere tenute le riunioni, ma è soprattutto fondamentale cambiare la mentalità di tanti manager che usano i meeting per ovviare ad altri tipi di problemi, forse ancor più gravi, causati da una mancata leadership.

È quasi sempre colpa dei manager, e lo dico da manager, se le persone perdono tempo in attività inutili, se vengono disturbate ogni 10 minuti, facendo perdere loro la necessaria concentrazione. Ed è questo il motivo per il quale l’ufficio non è il posto ideale dove lavorare: la colpa è degli M&M, ovvero dei Manager e dei Meeting, come ci suggerisce Jason Fried, in quest’altro -altrettanto illuminante- talk TED. Ed è esattamente quello che stiamo riscontrando, in questi giorni di forzato lavoro remoto: siamo tutti più produttivi.

Sembra che il mio account Netflix abbia risolto i problemi di connessione, vi lascio per vedere l’ultima puntata della mia serie preferita, con una chicca regalataci dal governatore De Luca, riguardo le videoconferenze.

— Emiliano Pecis su Linkedin